Derniers tutoriels

Importer des op�rations planifi�es dans les engagements (format personnalis�)

Fri, 20 Nov 2009 13:00:01 +0100

BanqueManager vous permet d'importer tout ou partie des op�rations planifi�es li�es � vos engagements.
La bonne compr�hension de ce tutoriel suppose de ma�triser �galement celui d�di� aux engagements.

La probl�matique

Lorsque vous souscrivez � un emprunt sur 15 ans, vous avez � renseigner manuellement 15 x 12 op�rations planifi�es soit 180 op�rations, et �ventuellement le d�tail Capital / Int�r�ts / Assurance.
Cela peut vite devenir fastidieux et source d'erreur.

La solution

BanqueManager vous propose donc d'importer un fichier au format CSV (Comma Separated Values) contenant toutes les informations.
Attention, le format doit quand m�me respecter quelques contraintes !

Ci-dessous un exemple de fichier :

3 remarques :

• Les lignes pr�fix�es par "*" (caract�re *) ne sont pas interpr�t�es ; c'est par exemple le cas de la deuxi�me ligne,
• La premi�re ligne doit toujours �tre "BQ-ENG",
• Les montants seront toujours des d�bits sur la rubrique "Engagement".

Les autres lignes contiennent le d�tail des op�rations planifi�es � importer :

• Colonne 1 : La date au format dd/mm/yyyy,
• Colonne 2 : Un libell� qui sera repris dans la zone description de l'op�ration,
• Colonne 3 : Le montant du capital ; cette zone est obligatoire,
• Colonne 4 : Le montant des int�r�ts ; cette zone est facultative et peut �tre vide (attention, le ";" doit �tre pr�sent quand m�me),
• Colonne 5 : Le montant de l'assurance ; cette zone est facultative et peut �tre vide (attention, le ";" doit �tre pr�sent quand m�me).

Dans le cas o� les int�r�ts et l'assurance ne seraient pas renseign�s, la colonne Capital contiendrait le montant total de l'�ch�ance.
Le fichier pourrait alors ressembler � cela :

Une fois le fichier constitu�, il ne reste plus qu'� l'importer dans BanqueManager.

La mise en oeuvre

Rendez-vous dans le module des engagements, onglet Op�rations planifi�es et choisissez d'en ajouter � partir d'un fichier :

S�lectionnez alors votre fichier et le traitement d�marre.

Si BanqueManager trouve des op�rations dont la date de passage est ant�rieure � aujourd'hui, vous devrez confirmer leur insertion parmi les op�rations planifi�es de l'engagement :

Choisissez Oui pour la / les ins�rer, et non pour l'ajouter que les op�rations post�rieures strictement � aujourd'hui.
Choisissons Oui pour l'exemple de ce tutoriel : les op�rations ant�rieures � aujourd'hui seront donc import�es dans notre engagement.

Une fois termin�, BanqueManager vous informe du r�sultat :

Votre oeil vif et attentif aura bien remarqu� que parmi les 5 op�rations ins�r�es, il y en a 1 (la premi�re) qui est pr�te � passer du fait de sa date ant�rieure � aujourd'hui.

version 1.0
Lien vers la page du tuto

Importer un (tr�s gros) fichier d'op�rations

Sun, 25 Oct 2009 14:03:01 +0100

Dans BanqueManager, vous pouvez importer des op�rations issues de vos �tablissements bancaires aux formats QIF ou OFX. Vous pouvez �galement importer des op�rations de toute origine au format "texte plat". Un tutoriel est d�di� � ce sujet.

Il y a 2 principaux cas d'utilisation du module d'importation des op�rations :
• Au quotidien pour importer vos op�rations (ou vos relev�s),
• Lors de votre premi�re utilisation de BanqueManager afin de r�cup�rer votre historique.

C'est ce dernier cas que nous allons �tudier en d�tail.

Ce tutoriel suppose que le principe de l'importation d'op�rations est connu : il est �tudi� au travers de diff�rents tutoriels (rapprochement d'op�rations, r�gles d'importations, etc.) auquel il est conseill� de se rapporter avant l'�tude de celui-ci.

1 - Mon fichier � importer est-il "tr�s gros" ?

Bonne question !

En effet pourquoi (et comment) diff�rencier les "tr�s gros" fichiers des fichiers normaux ?

BanqueManager n'a pas � proprement parler de limite physique. Seulement, pour des raisons de performances, le nombre d'op�rations en en-cours (c'est-�-dire non relev�es) ne doit pas d�passer 2500.
Ce nombre est �norme et pratiquement inatteignable en utilisation normale. Par contre, si vous importez un fichier historique de 4500 op�rations... vous aurez math�matiquement 4500 op�rations en plus dans les en-cours.
Et donc la limite de 2500 sera d�pass�e et BanqueManager refusera de toutes les afficher.

1� solution (celle du b�cheron : attention, je n'ai rien contre les b�cherons ) : Faire "sauter" cette limite de 2500.
Evidemment si la limite passait � 5000, il n'y aurait plus de probl�me.
C'est vrai mais c'est violent. Petit rappel : la limite est l� pour des raisons de performances.

Attention, la modification de ce param�tre impose de conna�tre la base des registres et son fonctionnement.
Si ce n'est pas le cas, passez tout de suite � la 2� solution.

Rendez-vous dans HKEY_CURRENT_USER\Software\OMP\Banque\3.0\DataBase et recherchez la cl� MaxNbLignes.
Si elle n'existe pas, cr�ez-la (ce doit �tre une valeur cha�ne).
Attribuez-lui comme valeur le nombre maximal de lignes que vous souhaitez (par exemple 5000).
Cliquez ici pour t�l�charger le fichier des modifications (d�compressez l'archive puis double-cliquez le fichier .reg pour l'ex�cuter : il passera la limite � 5000).

Vous pouvez visualiser ce param�tre � partir du menu Outils + Options, onglet Journaux :

2� solution : Emp�cher que les op�rations � importer n'aillent dans les en-cours !
Si l'importation pointait puis relevait directement les op�rations, la limite du nombre d'op�rations en en-cours ne serait pas menac�e.
C'est bien s�r la solution que nous allons �tudier ici.

2 - Importer le fichier

Ouvrez la fiche d'importation d'op�rations dans le menu Gestion + Importer + Importer des op�rations, puis s�lectionnez le format et saisissez le fichier :

Remarque : En fonction du format, il est conseill� de cocher la case "Cr�er automatiquement les rubriques".
Cela permettra � BanqueManager de cr�er les nouvelles rubriques d�s qu'il en trouvera. Certains formats de fichier (comme QIF) peuvent contenir cette information.

Lorsque vous avez termin� vos param�trages, cliquez sur Importer :

Jusque l�, la proc�dure est absolument identique quelque soit la taille du fichier que vous importez.

3 - Cas des "tr�s gros" fichiers

Dans le cas d'un gros fichier, lorsqu'appara�t la liste des op�rations import�es, BanqueManager vous informe du grand nombre d'op�rations dans le fichier et vous propose de passer en mode relev� :

Pas d'h�sitation : acceptez !
De toutes fa�ons, vous n'avez pas trop le choix : si vous refusez et essayez d'importer les op�rations telles quelles, BanqueManager vous r�pond assez s�chement (mais vous l'avez bien cherch� ) :

Lorsque vous acceptez, BanqueManager vous ouvre la fiche de param�trage d'un relev� :

Validez, puis rendez-vous dans la liste des op�rations import�es et pointez celles que vous souhaitez relever :

Une fois les op�rations point�es, retournez dans les param�tres du relev� (clic droit dans la grille puis Relever + Param�tres du relev�) et ajustez la date du relev�.
Le montant n'est �videment pas modifiable puisqu'il est fonction des op�rations point�es et du relev� pr�c�dent.

Validez les param�tres du relev� puis les op�rations � importer.
BanqueManager importe alors les op�rations. Notez bien que la proc�dure peut durer quelques minutes en fonction du nombre d'op�rations et de votre configuration mat�rielle.
Une fois la proc�dure termin�e, un message vous en informe :

4 - Bilan

Vous l'avez compris, BanqueManager a cr�� un �norme relev� pour toutes vos op�rations.
Vous n'aurez donc qu'un seul relev�, l� o� dans la r�alit� vous en aviez peut-�tre plusieurs dizaines...
Mais vous avez toujours la possibilit� de reconstituer � l'identique le d�tail des relev�s, soit en important le fichier par morceau, soit en montant la limite et en relevant manuellement.
Mais ce travail est bien fastidieux et finalement peu utile.

Et si pris de curiosit�, vous essayiez tout de m�me d'ouvrir le d�tail de ce relev�, BanqueManager se chargerait de vous rappeler son souci :

Cependant, les op�rations sont bien l� : les statistiques, suivis et autres recherches multi-crit�res les prendront en compte !

version 1.1
Lien vers la page du tuto

Rapprocher les op�rations

Tue, 09 Dec 2008 20:41:01 +0100

Le rapprochement des op�rations permet de mettre en �vidence des similitudes entre des op�rations.

BanqueManager utilise le rapprochement afin de pr�venir des saisies en double ou bien afin d'emp�cher l'importation d'op�rations d�j� pr�sentes.

1 - Le param�trage du rapprochement

Toute la finesse et la qualit� du rapprochement repose sur celle de son param�trage.
Lorsqu'une op�ration sera pr�sent�e � la validation par BanqueManager, un contr�le des autres op�rations prenant en consid�ration le param�trage sera r�alis�.

Le param�trage indiquera par exemple qu'une op�ration pourra �tre consid�r�e comme identique � une autre si leurs dates sont dans une fourchette de 3 jours, leurs montants dans une fourchette de 5, etc.
Vous pouvez personnaliser toutes ces informations dans la fiche ci-dessous (menu principal + Propri�t�s de la DataBase, onglet Rapprochement) :

Il n'existe malheureusement pas de param�trage standard id�al ; en effet il ne peut �tre identique d'un syst�me � l'autre car en fonction du nombre d'op�rations saisies sur une plage de date, du nombre de rubriques, de l'�tendue des montants, etc. il conviendra d'adapter tous les param�tres... Et probablement d'y revenir de temps � autre si trop (ou trop peu) d'alertes sont remont�es par BanqueManager.

2 - Pr�venir des saisies en double

BanqueManager peut vous alerter en temps r�el lorsque vous validez une op�ration semblable � une autre d�j� dans la DataBase.
Pour cela, vous devrez activer l'option de contr�le de l'unicit� des op�rations (menu principal + Propri�t�s de la DataBase, onglet Op�rations, groupe Passage des op�rations).

Dans ce cas, si vous saisissez une op�ration semblable � une autre d�j� existante (en fonction de vos param�tres de rapprochement), BanqueManager vous en informera en vous pr�sentant la ou les op�ration(s) en cause :

Vous pouvez alors choisir de voir l’op�ration en cause, puis de continuer ou bien d'annuler le passage de l'op�ration.
Notez que la m�me proc�dure s'applique en cas de passage d'une op�ration planifi�e semblable � une op�ration d�j� pass�e.
Notez �galement qu'en fonction des param�tres, BanqueManager peut ou non regarder aussi parmi les op�rations relev�es.

3 - Emp�cher l'importation d'op�rations d�j� pr�sentes

Sur le m�me principe BanqueManager peut vous proposer 2 niveaux de contr�le lors de l'importation des op�rations.

Avant la validation

Apr�s importation, cliquez simplement le bouton Rapprocher.

Dans ce cas, une colonne appara�t � l'extr�me droite de la grille pour pr�senter un pictogramme de l'�tat du rapprochement de la ligne.
Une diode verte signifie qu'aucune similitude n'a �t� trouv�e sur cette op�ration (et que donc l'importation est conseill�e), une diode jaune signifie qu'une similitude peut exister (et qu'une v�rification est conseill�e avant importation de la ligne) et enfin une diode rouge signifie qu'une op�ration semblable au moins a �t� trouv�e (dans ce cas, il faut lever les doutes manuellement).
Le bouton Nettoyer permet alors de d�cocher les op�rations pour lesquelles des similitudes existent et de n'importer que celles qui sont "s�res".

La liste dans la partie inf�rieure de la fiche pr�sente les op�rations rapproch�es de celle s�lectionn�e dans la liste sup�rieure.
Il y a toujours au moins une op�ration (c'est la derni�re de la grille, sa case � cocher est marqu�e d'une encoche rouge) : elle correspond � celle du fichier.
Dans notre exemple, nous avons s�lectionn� une op�ration import�e dont le rapprochement a retourn� une op�ration de la DataBase (plus celle du fichier) d'o� les 2 lignes.
Actuellement c'est celle de la DataBase qui est coch�e (la premi�re ligne), si vous souhaitez ignorer ce rapprochement propos�, cochez la seconde ligne (celle du fichier) ; ainsi BanqueManager importera l'op�ration du fichier.

Notez que vous avez aussi acc�s aux param�tres du rapprochement depuis cette fiche.

Durant la validation

Si vous avez coch� l'option Contr�ler aussi l'unicit� des op�rations import�es (menu principal + Propri�t�s de la DataBase, onglet Op�rations, groupe Passage des op�rations), BanqueManager relancera un contr�le au moment de la validation.

Cas des importations de relev�s

Le probl�me est l'exact inverse de l'importation des op�rations !
L�, c'est BanqueManager qui pointe les op�rations et donc qui a besoin de trouver des similitudes avec des op�rations de la DataBase.
Ainsi, lorsque l'op�ration est trouv�e, la diode est verte (elle est rouge en importation d'op�rations) et rouge si elle n'est pas trouv�e (verte en importation d'op�rations).

Finalement, BanqueManager ne vous laissera valider une importation de relev� que lorsque toutes les lignes seront devenues vertes (apr�s �ventuellement des �tapes de rapprochement manuels).

4 - Mais aussi...

Ouvrez toute op�ration d�j� saisie dont vous soup�onneriez qu'elle existe d�j� dans votre DataBase et cliquez le menu Outils puis V�rifiez l'unicit�.
BanqueManager vous informera si une op�ration semblable existe d�j�.
Notez que vous pouvez �galement utiliser cette fonctionnalit� en cours de saisie d'op�ration (si un doute vous assaillit brusquement

version 1.0

Lien vers la page du tuto

Importer un fichier Excel�

Thu, 20 Nov 2008 10:00:01 +0100

Supposons que vous g�riez vos comptes bancaires sous Excel� avant de d�couvrir BanqueManager, vous devrez importer le contenu de votre (ou vos) fichiers(s).

C'est l'objectif de ce tutoriel. Attention, ce tutoriel demande quelques connaissances de Microsoft� Windows�, de l'Explorateur ainsi que des fichiers ini.

Durant tout ce tutoriel, nous parlerons de Excel�, mais il s'appliquerait tout aussi bien � tout autre tableur du march�.

Dans cet exemple, le compte qui nous servira durant tout ce tutoriel (Compte1) n'a aucune op�ration ni en en-cours, ni relev�e, son solde est nul.

Ci-dessous un aper�u depuis Excel� de vos op�rations :

Premi�re �tape : Vous devez exporter votre fichier vers le format CSV (comma separated values) ; tous les tableurs permettent cette exportation.
En g�n�ral, la commande se trouve dans le menu Fichier + Enregistrer sous, il suffit alors de chercher dans la liste d�roulante des types disponibles.

Etape suivante (la plus technique) : Il va falloir expliciter � BanqueManager le format de votre fichier CSV ; c'est la position des colonnes.

Pour ce faire, il faudra cr�er ou �diter un petit fichier au format texte. Tout �diteur fera l'affaire comme le Bloc-notes livr� en standard avec Windows�.

La capture ci-dessous pr�sente ce fichier. Il est t�l�chargeable sur ici.

Ce fichier a une structure de fichier ini. Vous ne devez pas modifier les lignes entre crochets ( [ et ] ), ni les cl�s avant le caract�re �gal ( = ) inclus. Par contre, les informations apr�s le �gal sont totalement param�trables.

Jusqu'� la ligne 4, vous pouvez ne rien toucher.

Ligne 5, la cl� Nom (contenant ici "Importation Excel�") peut �tre modifi�e pour contenir le nom de votre choix. C'est gr�ce � ce nom que vous retrouverez ensuite votre format dans BanqueManager et pourrez ainsi importer votre fichier Excel�.

Ligne 6, la cl� Sep donne le s�parateur du fichier. Les fichiers CSV ont g�n�ralement comme s�parateur le caratc�re point-virgule ( ; ). Ne touchez rien � cette ligne sauf si vous avez une configuration clavier �trang�re.

Toutes les lignes suivantes donnent les positions des colonnes qui permettront � BanqueManager de retrouver vos informations. Le nom de la cl� est en g�n�ral relativement clair et permet ainsi une identification rapide. La premi�re colonne porte le num�ro 1, la deuxi�me le 2, etc.

Dans notre fichier Excel� (voir plus haut), la date est en position 1 (colonne A), d'o� la ligne 7 (NumColDate=1). De m�me, le tiers est en position 2 (colonne B), d'o� la ligne 8 (NumColTiers=2). Etc.

Les lignes pr�fix�es d'un point-virgule ( ; ) sont ignor�es. Elles vous permettent simplement de conna�tre les cl�s possibles attendues par BanqueManager. Attention, certaines sont exclusives (NumColMontant et NumColMntDeb et NumColMntCre par exemple). Elles pourraient vous servir si vous avez un fichier plus complet.

Une fois cr��, enregistrez le fichier. L� encore, cela demande quelque attention puisque, son nom ainsi que son chemin doivent respecter quelques contraintes.

• Son nom doit commencer par BQ30_OPE_ et avoir comme extension BQP. Ainsi, BQ30_OPE_OM.BQP sera un nom valide, mais pas BQ30_OPE_OM.TXT.

• Il devra se trouver dans le sous-dossier Params de votre DataBase. Lorsque vous aviez cr�� votre DataBase, vous avez choisi le dossier o� la placer. BanqueManager y a cr�� un dossier avec le nom de votre DataBase, recherchez-y le dossier Params et placez-y le fichier cr�� plus haut. Ainsi, dans l'exemple ci-dessous, nous avions cr�� la DataBase dans O:\Mes comptes bancaires\BanqueManager. La DataBase se nommant OM, il y a un dossier OM. Notre fichier devra alors se trouver dans le sous-dossier Params de OM.

Le plus dur est fait !

Lancez ensuite BanqueManager et choisissez le menu Gestion + Importer + Op�rations. La fen�tre ci-dessous pr�sente cette fen�tre ; vous noterez qu'il existe � la fin de la liste une nouvelle occurence portant le libell� que nous avions choisi pour la cl� Nom. S�lectionnez cette ligne.

S�lectionnez ensuite votre fichier, compl�tez les options du groupe Param�tres par d�faut, puis lancez l'importation (bouton Importer).

BanqueManager vous pr�sente les op�rations qu'il a trouv�es dans le fichier.

Notez que la colonne rubrique est renseign�e. Cela a �t� possible car elles existaient d�j� dans le fichier Excel� et que nous avions coch� de re-cr�er automatiquement les rubriques non trouv�es.

La validation de la liste provoque le passage des op�rations.

La capture ci-dessous les pr�sente dans le journal :

Notez aussi que le solde a �t� recalcul�. Si le fichier import� comporte la totalit� des op�rations, ce solde sera correct. Si ce n'est pas le cas, vous devrez cr�er une op�ration dont le montant est le solde du compte.

version 1.2

Lien vers la page du tuto

Les r�gles d'importation

Sat, 01 Nov 2008 10:02:01 +0100

Les r�gles d'importations sont li�es de tr�s pr�s aux importations d'op�rations.

Dans BanqueManager, vous pouvez importer des op�rations issues de vos �tablissements bancaires aux formats QIF ou OFX. Vous pouvez �galement importer des op�rations de toute origine au format "texte plat". Un tutoriel est d�di� � ce sujet.

Les r�gles d'importations permettent de d�finir plus pr�cis�ment les op�rations import�es. Par exemple, m�me si votre fichier ne contient pas d'information de rubrique, vous avez la possibilit� de la sp�cifier en fonction des param�tres de l'op�ration import�e. C'est bien s�r le cas pour d'autres param�tres des op�rations.

C'est justement l'objectif de ce tutoriel que de pr�senter cette fonctionnalit�.

Dans un premier temps, supposons que nous avons import� un fichier d'op�rations dont le r�sultat est le suivant :

Ce r�sultat ne nous convient gu�re car la rubrique est toujours la m�me pour toutes les lignes et aucune information ne figure dans la description. Bien s�r, il est toujours possible de modifier les param�tres de chaque ligne en double-cliquant dessus, mais cette fonctionnalit� est tr�s pratique pour un petit nombre de modifications, mais certainement pas pour des grosses quantit�s !

Heureusement, les r�gles d'importation vont nous aider dans notre objectif.

Ci-dessous la fiche de param�trage des r�gles d'importation. Elle est accessible depuis les tables param�tres (menu Param�tres + Tables param�tres, onglet R�gles d'importation).

Le premier onglet est tr�s classique.

Notez juste la pr�sence d'une zone de saisie Ordre. Cette zone vous permet de sp�cifier dans quel ordre seront traitr�es les �ventuelles r�gles concurrentes (par exemple 2 r�gles diff�rentes peuvent s'appliquer sur une op�ration import�e et mener � une rubrique diff�rente : celle qui a le plus grand num�ro d'ordre aura toujours raison).

Vous avez �galement la possibilit� de d�sactiver une r�gle. Cela peut vous �viter de la supprimer si vous souhaiter traiter un fichier sans cette r�gle particuli�re.
Par d�faut, une r�gle d'importation est cr��e active.

Le second onglet permet de sp�cifier les comptes d'application de la r�gle d'importation.
Par d�faut, une r�gle d'importation est cr��e pour tous les comptes. Si vous choisissez de sp�cifier les comptes (bouton radio "S�lectionner") et que vous n'en saisisez aucun, la r�gle ne sera pas utilis�e.

Mais les informations importantes des r�gles d'importation sont pr�cis�es sur les 2 derniers onglets ("Valeurs en entr�e" et "Valeurs en sortie").

L'onglet Valeurs en entr�e indique le pr�-requis ; c'est-�-dire : si l'op�ration import�e contient ces valeurs en entr�e, alors je lui attribue celles de l'onglet Valeurs en sortie.

Dans notre exemple, je veux attribuer la rubrique Carburant ainsi qu'une description si le tiers est GASOIL.

Voici le param�trage pour les valeurs en entr�e :

Et celui pour les valeurs en sortie :

Notez que dans les zones saisissables vous pouvez utiliser le caract�re % pour indiquer que toute valeur doit �tre prise en consid�ration. Par exemple, si je saisis %AS%, GASOIL sera valide, ASSOCIATION aussi mais pas MAISON.

Si maintenant, je relance l'importation du m�me fichier que tout � l'heure, j'obtiens finalement :

Les informations de la deuxi�me op�ration import�e ont �t� mise � jour confiorm�ment � nos souhaits.

version 1.0

Lien vers la page du tuto