Le passage des opérations est évidemment la pierre angulaire d'un logiciel de comptabilité !
BanqueManager offre à ses utilisateurs de nombreuses possibilités de passer des opérations.

Ce tutoriel qui suit celui dédié au passage des opérations classiques va présenter les opérations planifiées.

Introduction

La présentation des opérations planifiées et de leur principe va se faire sous forme de questions / réponses.

Q - Qu'est ce qu'une opération planifiée ?

R - Une opération planifiée est une opération dont on sait à l'avance qu'elle sera passée sur un compte. Dès lors, il est possible de la planifier. D'où son nom.

Q - Quand utiliser une opération planifiée ?

R - Dès lors que la date de passage est future, il est conseillé de passer une opération planifiée. En effet, afin de garder les niveaux de vos comptes conformes à la réalité, il est inutile de leur imputer des opérations non encore réellement passées.
De plus, BanqueManager saura les prendre en compte lors du calcul des niveaux estimés par exemple.
Ainsi, en utilisant les opérations planifiés, l'utilisateur de BanqueManager est certain d'avoir des en-cours cohérents et qu'il n'a aucun risque d'"oublier" une opération future.
Notez bien que BanqueManager vous aide à utiliser les opérations planifiées ! En effet si vous saisissez une opération classique dont la date est future, BanqueManager vous proposera de la planifier plutôt que de la passer immédiatement. Sauf cas particulier, vous devriez accepter cette proposition.

Q - Que dois-je connaître pour passer une opération planifiée ?

R - Une opération planifiée n'est rien d'autre qu'une opération classique dont vous décaleriez la date de passage. Ainsi les fenêtres de saisie des opérations classiques et planifiées sont également très proches, et il faudra renseigner les mêmes informations.
Toutefois, BanqueManager propose un type d'opération planifiée très pratique : les opérations fantômes !
Ce sont des opérations planifiées dont on ignore certaines informations ; notamment par exemple le montant exact (replacement du lave-linge, achat d'un nouvel écran plat, etc.) et qui peuvent même éventuellement être périodiques (frais d'essence, frais de garderie du petit dernier, etc.). Pour répondre à cette problématique, vous passez une opération fantôme d'un montant estimé. BanqueManager le prendra en considération mais au moment du passage, il vous proposera soit de la convertir en opération (en fixant le tiers, le montant exact, etc.) soit de la détruire (ou de la reconduire).
Notez également que certains types d'opérations particulières sont interdits à la planification. C'est notamment le cas des opérations sur valeurs mobilières qui par essence ne peuvent être planifiées (mais rien ne vous empêche de créer une opération fantôme si vous savez anticiper cet achat).

Q - Il y a apparemment différents types d'opérations planifiées. A quoi correspondent-ils ?

R - Il y a exactement 3 types d'opérations planifiées. A chacune correspond une utilisation propre (même s'il est également souvent possible de trouver plusieurs façons de passer la même opération).

- Les opérations automatiques : Ce sont des opérations planifiées qui se répèteront indéfiniment (sans date de fin). Cela pourrait par exemple correspondre à un abonnement (CanalSat, facture Internet, etc.).

- Les opérations prévisionnelles : Ce sont des opérations planifiées qui une fois passées disparaîtront de la liste des opérations planifiées. Cela pourrait par exemple correspondre à une facture pour laquelle vous avez un délai de paiement. Les opérations prévisionnelles pouvant être clonées (voir plus loin), elles s'adaptent également aux paiement en x fois (mensualisation des impôts, de vos factures d'électricité, etc.).

- Les opérations fantômes : Ce sont des opérations planifiées qui ne seront pas passées et qui peuvent être répétitives et / ou générer des opérations classiques. Cela pourrait par exemple correspondre à toutes les dépenses futures dont le montant n'est pas sûr, qu'elles soient répétitives (si vous faîtes un plein s'essence tous les 8 jours, saisissez une opération fantôme avec apparition tous les 8 jours pour le montant approximatif, mais qui ne se convertit pas en opération) ou non (vous emmenez votre véhicule chez le garagiste le mois prochain pour la révision des 60.000 kms qui va vous coûter environ 500 EUR, saisissez donc une opération fantôme de ce montant-là à cette date-là et demandez à la convertir en opération).

Utilisation

La gestion des opérations planifiées se réalise à partir du menu Gestion + Opérations planifiées (ou F10).
Cette fenêtre propose la liste des opérations planifiées rattachées à un compte (ou à tous) triées par date.
Vous pouvez également choisir de ne voir qu'un seul type d'opération planifiée ou tous.



Détail de cette liste :
- La première colonne indique par un pictogramme si l'opération doit être passée (flèche jaune orientée vers le haut) ou si elle sera passée plus tard (flèche bleue marine orientée vers le bas),
- La deuxième colonne indique le type d'opération planifiée. Le + bleu, la flèche rouge ou le fantôme blanc correspondent respectivement à des opérations automatiques, prévisionnelles et fantôme.
- Le compte peut être indiqué si la liste est demandée pour tous les comptes. Dans ce cas, il n'est pas possible de créer une opération planifiée (Le + bleu sous la liste est grisé).
- La périodicité est indiquée pour les opérations automatiques et éventuellement pour les opérations fantômes dont les apparitions sont renseignées.
- Les autres colonnes sont standard.

Au lancement de BanqueManager et s'il y a des opérations planifiées en attente de passage, un message vous invite à les passer :



Si vous choisissez de cliquer pour voir le détail, vous verrez un rapide descriptif de ces opérations à passer (dans la limite des 10 premières).

En fonction de vos souhaits, vous pouvez paramétrer BanqueManager afin qu'il passe les opérations planifiées sans même vous en informer ("Demander confirmation" à décocher), ou bien qu'il vous prévienne, et éventuellement vous montre les opérations planifiées à passer ("Montrer les opérations", avec possibilité de cocher / décocher celles à passer / ne pas passer), etc.
Bref, toutes les combinaisons sont possibles !
Le paramétrage se réalise dans la fenêtre du menu Fichier + Propriétés, onglet Opérations planifiées :



Vous pouvez également forcer le passage des opérations planifiées depuis la fiche de gestion des opérations planifiées en cliquant sur l'icône Eclair.
Cela peut être utile si vous avez modifié des dates, des périodicités ou créé de nouvelles opérations planifiées, ou bien tout simplement si vous n'aviez pas souhaité les passer précédemment dans l'attente de quelques modifications.

- Désactiver une opération planifiée

Si vous souhaitez ne pas passer une opération planifiée, vous pouvez la désactiver.
Pour ce faire, décochez simplement la case à cocher Active en bas de sa fiche :



- Commentaire additionnel

Vous souhaitez associer un commentaire à une opération planifiée, mais sans qu'il n'apparaisse dans l'opération générée ?
Le menu contextuel Outils + Commentaire additionnel vous permet d'y saisir des informations qui seront associées uniquement à l'opération planifiée. Cela peut par exemple vous permettre de conserver des informations de type numéros de contrat, ou coordonnées d'un débiteur, etc.

Spécificités

- Opérations automatiques
o Menu contextuel
Le menu contextuel d'une opération automatique donne accès à de nombreuses fonctionnalités, lesquelles peuvent varier selon que l'opération planifiée devrait être passée aujourd'hui (flèche jaune vers le haut) ou pas (flèche bleue vers le bas).

Voici les principaux :
Anticiper le passage maintenant (actif si l'opération a une date de prochain passage future) : Passe l'opération en avance sur la date.
Passer maintenant (actif si l'opération devrait être passée aujourd'hui) : Passe l'opération maintenant.
Forcer un passage non planifié maintenant (toujours actif) : Génère une opération maintenant à partir de celle planifiée mais sans l'impacter.
Sauter une échéance (actif si l'opération devrait être passée aujourd'hui) : Décale l'opération planifiée de la période paramétrée sans la passer.
Dupliquer : Crée une opération automatique identique à celle sélectionnée.

o Les modifications futures
Les opérations automatiques sont des opérations planifiées qui passeront jusqu'à ce qu'elles soient désactivées ou supprimées.
Le module des modifications futures permet de modifier ce comportement et de réaliser des modifications à date :



Un pictogramme apparaît alors dans la dernière colonne des lignes des opérations automatiques ainsi modifiées :



- Opérations prévisionnelles
o Menu contextuel
Le menu contextuel d'une opération prévisionnelle donne accès à de nombreuses fonctionnalités, lesquelles peuvent varier selon que l'opération planifiée devrait être passée aujourd'hui (flèche jaune vers le haut) ou pas (flèche bleue vers le bas).

Voici les principaux :
Anticiper le passage maintenant (actif si l'opération a une date de prochain passage future) : Passe l'opération en avance sur la date.
Passer maintenant (actif si l'opération devrait être passée aujourd'hui) : Passe l'opération maintenant.
Forcer un passage non planifié maintenant (toujours actif) : Génère une opération maintenant à partir de celle planifiée mais sans l'impacter.
Dupliquer : Crée une opération prévisionnelle identique à celle sélectionnée.

o Les clones
Les clones sont des réplications exactes d'une opération prévisionnelle.
Ils permettent de concilier les avantages des opérations automatiques (passage sur une longue période) et des opérations prévisionnelles (souplesse et fin à une date donnée).
La fenêtre ci-dessous s'ouvre lorsque vous sélectionnez la fonction de clonage :



Pour obtenir 10 opérations (mensualités pour les impôts par exemple), créez la première échéance sous forme d'une opération prévisionnelle, puis créez 9 clones ayant une période (décalage) d'un mois.
Vous pouvez également rajouter des compteurs sur les opérations (cela permettra par exemple de savoir que vous en êtes à l'opération 7/10).

Notez que vous avez ensuite la possibilité de re-sélectionner tous les clones d'une opération à partir du menu contextuel Voir les clones.
La fiche qui s'ouvre vous permet de consulter les opérations planifiées :

http://aideenligne.banquemanager.net/images/tutoriels/opeplan1/tutoopeplan_08.JPG

Vous pouvez aussi toutes les supprimer (en cas d'erreur) ou les migrer sur un autre compte (en cas de transfert par exemple).

- Opérations fantômes
o Menu contextuel
Le menu contextuel d'une opération prévisionnelle donne accès à de nombreuses fonctionnalités, lesquelles peuvent varier selon que l'opération planifiée devrait être passée aujourd'hui (flèche jaune vers le haut) ou pas (flèche bleue vers le bas).

Voici les principaux :
Anticiper le passage maintenant (actif si l'opération a une date de prochain passage future) : Passe l'opération en avance sur la date.
Passer maintenant (actif si l'opération devrait être passée aujourd'hui) : Passe l'opération maintenant.
Forcer un passage non planifié maintenant (toujours actif) : Génère une opération maintenant à partir de celle planifiée mais sans l'impacter.
Dupliquer : Crée une opération fantôme identique à celle sélectionnée.

Attention, dans le cas d'une opération fantôme, son passage (= sa conversion en opération) ne donne jamais directement naissance à une opération.
Si la case Proposer de générer une opération de l'onglet Apparitions est cochée, BanqueManager vous proposera lors de son passage de la convertir (vous aurez alors la possibilité de modifier tous les paramètres de l'opération avant de la passer... ou pas).
Sinon, l'opération disparaît purement et simplement. Sauf si elle est périodique (onglet Apparitions toujours).

Les opérations planifiées d'origine externe

BanqueManager peut aussi être à l'origine d'opérations planifiées.
Dans ce cas, les opérations planifiées sont repérées par un pictogramme origine dans la liste des opérations planifiées.

- Les engagements
Les engagements peuvent générer des opérations planifiées (pour le remboursement des emprunts par exemple).

- Les assurances
Les assurances des personnes ou des biens peuvent générer des opérations planifiées (pour le paiement des primes par exemple).

L'écran ci-dessous présente une liste d'opérations planifiées.
Parmi celles-ci on peut distinguer que certaines ont un pictogramme en colonne 4 qui correspond à l'origine de l'opération planifiée :



Si vous cliquez droit sur cette opération planifiée, le menu Origine peut vous mener à l'engagement ou l'assurance dont elle provient.

version 1.0

Lien vers la page du tuto